Mejora tus reuniones con estos 3 pasos
28 nov 2020
Las reuniones son absolutamente necesarias, tanto en la oficina como en remoto, pero todos hemos sentido que alguna reunión ha sido una perdida absoluta de tiempo, no se han tratado los temas de interés, o que no se ha sacado el beneficio suficiente de ella.
La comunicación es importante, por lo tanto, hacer que tus reuniones sean efectivas para todos los participantes es una parte mas que no debemos ignorar.
Hay unos tres pasos básicos que seguir a la hora de organizar una reunión
1. Prepárala
Siempre enviaremos una invitación al calendario para la reunión, pero debemos asegurarnos que también enviamos todos los detalles correctos para que todos tengan claro el objetivo o los objetivos de la reunión. Ponemos aquí lo que generalmente deberíamos poner:
- Fecha y hora (asegúrate de tener tiempo de sobra)
- Temas a tratar
- Enlace para añadir la reunión al calendario
- Participantes (Aclaramos esto ahora mismo)
Necesitaras alguien para dirigir la reunión y que nos mantenga en el tema a tratar, alguien que tome notas y una persona para cada tema a tratar si fuera necesario.
Si alguien no debe estar durante toda la reunión, ponlo en temas a tratar con un horario en el cual se unirá a la llamada.
Si alguien esta solo esta para un par de preguntas, no malgastes su tiempo y agrega en temas a tratar un tiempo para redactar las preguntas en la reunión, para luego enviarlas.
2. La reunión
Empieza. Intenta hacer que sean todos puntuales, para aprovechar todo el tiempo necesario.
Una vez estén todos, recuerda amablemente que se centren en la reunión, y no intenten entrar en modo multitarea.
Se debe dirigir la reunión para pasar por los puntos a tratar. Si no da tiempo a tratar todos, asegúrate en un futuro poner menos temas a tratar por reunión.
La persona que toma apuntes, debe tomar nota de todas las tareas generadas, quien debe realizarlas y para cuando.
Al finalizar la reunión, las tareas apuntadas deben ser comentadas y quedar claras a todos.
3. Completa la reunión
Se acabo, todo el mundo sale de la reunión y se ponen con sus tareas.
Pero por nuestra parte, debemos asegurarnos que las notas de la reunión las reciben todos.
Esto es algo importante porque a veces escuchamos algo, pero se nos olvida a los pocos minutos. Con esto nos aseguramos de que no se olvide nadie de nada.
Photos by Chris Montgomery and Moritz Kindler on Unsplash