6 herramientas imprescindibles para que el trabajo en remoto sea un éxito

Jun 17, 2021

A raíz de las crisis generada por el coronavirus, muchas personas y empresas se han visto obligadas a continuar su actividad desde casa. Así, aunque el trabajo en remoto ya era una realidad para muchos, en la actualidad se ha convertido, especialmente para las PYMES, en un aliado. Y es que si sabemos cómo aprovechar sus ventajas y contamos con las herramientas adecuadas podremos realizar nuestro trabajo a distancia con éxito.

Muchas personas creen que el trabajo en remoto es sinónimo de pérdida de productividad. Sin embargo, nada más lejos de la realidad. Que los trabajadores estén distribuidos en distintos puntos no quiere decir que sean menos productivos. Lo único que se necesita es una buena estrategia de trabajo, unas herramientas acordes a nuestras necesidades y la definición de tareas y objetivos precisos, los cuales serán desarrollados en un nuevo espacio de trabajo.

En este post te mostramos las 6 herramientas imprescindibles para que el trabajo en remoto sea un éxito.

Para organizar tareas

Como hemos comentado anteriormente, en el trabajo en remoto, los trabajadores se encuentran distribuidos en distintos lugares. Por tanto, organizar y asignar las tareas es uno de los pasos fundamentales para realizar el trabajo con éxito.

Existen diversas herramientas que podemos utilizar para ello, aunque una de las más utilizadas es Trello. Se trata de un software de proyectos que puedes usar tanto en ordenador como en tablet o móvil. Está basado en la técnica Kanban, creada en Toyota para controlar el avance del trabajo en la cadena de producción.

Kanban es una palabra japonesa que proviene de “Kan”, que significa visual, y “Ban”, que quiere decir tarjeta. En definitiva, así es como funciona Trello. Se trata de un tablero en el que podemos añadir tantas columnas como queramos en función de las distintas líneas de trabajo que queramos establecer. Por ejemplo: Tareas Asignadas, Tareas en Curso y Tareas Finalizadas. Esto nos permitirá conocer en todo momento en qué estado se encuentra cada uno de los proyectos que estamos llevando a cabo, pues podremos ir moviendo las tarjetas de una columna a otra según la fase en la que se encuentren.

Además, cada vez que esté creada la tarjeta, podremos añadir a los miembros que queremos que desempeñen esa labor en concreto, checklists, fechas de vencimiento, etiquetas…

Para administrar notas y compartirlas

Usar notas para recordar ciertos datos puede ser muy útil en nuestro trabajo. Sin embargo, llega un momento en el que tenemos tantas, ya sea en físico o en nuestro ordenador que es imposible ordenar nuestras ideas y vincularlas con la tarea correcta. En estos casos, especialmente si trabajamos desde casa, puede ser muy útil contar con aplicaciones con las que puedas organizar tus notas como Evernote. Con esta herramienta podrás guardar distintos tipos de información, desde esquemas y anotaciones hasta direcciones de correo, páginas webs… Además, permite hacerlo con distintos tipos de letra y estilos, e incluso permite la admisión de imágenes.

Por último, la ventaja que tiene esta herramienta es que permite compartir las notas con otras personas a través de un enlace, haciendo posible su edición de manera simultánea, tal y como si fuese un documento colaborativo.

Para cronometrar el tiempo dedicado a cada tarea

Al igual que la organización, en el trabajo en remoto resulta muy importante dividir nuestra jornada de trabajo entre las tareas que debemos realizar y dedicarle el tiempo justo.

Para ello, contar con una herramienta que nos permita realizar un seguimiento del tiempo utilizado en cada tarea. Así, uno de los softwares más utilizado es Clockify, con el que es posible realizar un seguimiento de la productividad y las horas dedicadas a cada tarea con un cronómetro y una hoja de tiempo.

Funciona en cualquier dispositivo, y además, si conocemos cuáles son los proyectos que realizamos a tiempo y cuáles no, notaremos una mejora en la productividad y en la distribución que hacemos de nuestras horas de trabajo.

Para comunicarnos externa e internamente

La comunicación es un elemento fundamental en cualquier empresa. Y lo es aún más si los empleados se encuentran trabajando en lugares distintos. Como decíamos al principio, trabajar en remoto no es sinónimo de menor productividad. Sin embargo, para que esto no ocurra es necesario una buena comunicación interna.

Por otra parte, actualmente los consumidores están optando cada vez más por realizar sus compras a través de Internet. Por ello, los negocios han encontrado, a raíz de la pandemia, una nueva forma de vender sus productos: a través de reuniones online. Es por eso que la comunicación externa, es decir, entre la empresa y los clientes, es otro de los pilares fundamentales del trabajo en remoto, ya que en estos momentos es más seguro realizar videoconferencias y llamadas externas o comunicarse a través de un correo que acudir físicamente a un lugar.

Así, las herramientas imprescindibles para que el trabajo en remoto sea un éxito son los softwares de call center, que funcionan a través de Internet, por lo que únicamente necesitaremos un dispositivo conectado a la red (un ordenador, móvil o tablet), sin importar nuestra ubicación. Además, cuentan con una serie de funcionalidades avanzadas que nos permitirán comunicarnos no solo por llamada, sino también a través de videollamadas, chat interno, y en el caso de reuniones con clientes y proveedores, a través de videoconferencias.

Además, algunos de estos sistemas, como el que ofrece la empresa Fonvirtual, incorporan la integración con otros canales más demandados actualmente, tales como las aplicaciones de mensajería (WhatsApp, Telegram…). Si deseas conocer más acerca de todo lo que te puede aportar esta solución, puedes contactar con ellos a través de www.fonvirtual.com.

Para crear documentos compartidos

A veces es necesario realizar proyectos en conjunto con otros compañeros que debemos editar simultáneamente y de cuyos documentos debemos tener acceso. Para ello, plataformas tan conocidas como Google Drive, a través de la que podemos crear carpetas y documentos compartidos, son muy útiles en esta tarea. Con ella podremos comprobar los cambios que ha habido y conocer en tiempo real toda la información que aportan nuestros compañeros.

Para escanear documentos

Actualmente, los empleados de la mayor parte de las empresas se encuentran en constante movimiento. Así, en ocasiones nos encontramos en otra ciudad y es necesario escanear un documento importante para enviarlo lo más rápido posible. Para estas ocasiones, aplicaciones como Camscanner nos permitirá realizar fotos y convertirlas en un documento PDF escaneado de alta calidad listo para compartir.

En definitiva, existen numerosas herramientas que harán del trabajo en remoto un éxito. La cantidad de soluciones que podemos encontrar dentro de cada categoría es muy amplia, pero nosotros te hemos proporcionado ejemplos de cada una de ellas para que tengas idea de cómo empezar a buscar aquella que se ajuste a tus necesidades y la de tu empresa.